这句话经常被人提起,而且说得很对——过去一年半发生的事情是前所未有的。2019冠状病毒病的全球影响已经波及整个供应链,影响到每个行业,包括但不限于航运延误、价格上涨和材料供应。供应商绩效的选择、评估和监控过程对大大小小的组织都越来越重要。本文的信息旨在揭开供应商管理的神秘,特别是对于中小型组织,因为它涉及到确保符合质量管理体系标准ISO9001。

在ISO9001、ISO13485、AS9100等标准中,外部提供过程、产品和服务的控制条款包含了关键的供应商管理过程要素:供应商选择、评估、绩效监控、对供应商提供的材料/服务和流向供应商的信息的控制。供应商管理,尤其是中小型企业,不需要复杂或复杂。无论是定制软件、访问数据库还是Excel电子表格,用于选择、评估和监控供应商表现的标准都没有在任何标准中规定;由组织决定什么是与管理供应商相关的重要内容。


供应商选择、评估和绩效监控

供应商选择:

选择新供应商的过程并不需要很长时间。组织利用的每一个供应商都对其提供给客户的产品、过程或服务具有重要性。虽然不是所有的供应商都是一样的,但组织可以在选择过程中包含一些共同的元素。一些例子包括供应商是否有质量管理体系,供应商提供相关产品、过程和服务的能力,等等。许多组织使用供应商自我评估调查或问卷来收集关于潜在供应商的信息。建议对调查中出现的问题给予一定的考虑;作为一个客户,对于这个潜在的供应商,你认为什么是最重要的?当供应商提供答复时,谁审查调查?如果根据这些响应识别出任何“危险信号”怎么办?有机会调整调查,添加与所购买的产品、过程或服务相关的具体问题。 The survey can include potential customer flow down requirements to gain insight into a supplier’s potential compliance with your customer’s requirements. The criteria for supplier selection are a key input into the supplier evaluation process.

供应商评估:

供应商评估是一项持续进行的活动,而不仅仅是对供应商使用的初步批准。最初的供应商评估,即考虑批准供应商使用并将其列入核准供应商名单或ASL的活动是过程的开始,也是重新评估活动的基线。随着组织的变化和发展,供应基础中的那些也在变化和发展。供应商会移动、合并,甚至被收购;您的组织如何评估这些事件,以确保供应商仍然能够满足您的要求和期望?供应商评估通常每年进行一次,并基于绩效(交付、质量和响应能力),但有机会检查供应商,以评估任何变化,如新能力、扩张或减少的能力,甚至管理或关键人员的变化。这些信息可以洞察任何给定供应商的潜在风险和机会,并及时采取主动行动,以减少已识别的风险或利用机会。

供应商绩效监控:

让我们来谈谈时间安排的一般问题:组织应该多久衡量/监控供应商的绩效?质量管理体系标准没有规定一个时间框架,因此由组织决定多久对供应商的表现进行一次监控。频率可以是基于资源、数据可用性等对组织有效的任何频率。在确定性能监视频率时,需要考虑的一些指导是正在采购的产品/过程/服务的关键程度以及交付的数量或频率。接收越频繁,接收越关键,性能监视就越频繁。

这并不是说每个供应商都需要对其性能进行高频率的监控。相反,考虑分层或供应商分类方法。对供应商和/或产品进行分类,例如:关键的、重要的和一般的,可以是一种方法来监视供应商的表现。例如,关键供应商的绩效可能是每月监控,重要供应商可能是每季度监控,一般供应商可能是每年监控。确定令人满意的性能水平可能是令人生畏的。一个很好的参考是您的客户对您的组织的表现的满意的表现水平。本质上,你的客户对你的表现的期望和你对供应商的期望是一样的。

需要客观的证据来确认绩效监控的执行情况,与供应商绩效的满意水平相关的结果,以及基于绩效所需要的任何行动。大型组织倾向于配备软件系统和人员,以每月、有时甚至每周跟踪业绩。中小型组织可能没有复杂的软件或过多的人员来监视性能。它从当前测量的数据、收集的数据以及在供应商管理中可用的数据开始。从基础开始,为供应商的表现建立一个良好的基线,并将其用于随时间的趋势。


对供应商的控制类型

对供应商的控制包括供应商审核和检查(接收或来源检查)等活动。质量管理体系标准中的这一条款是为了确保组织及其顾客对供应商提供的产品、过程和服务符合要求和满足期望。为支持此条款而进行的活动也支持性能监控流程;有数据需要收集,特别是在收货检验过程中:交货数量,准时/早/晚交货,交货的正确性(正确的零件号,数量等)。这是一个评估正在采购的产品、过程或服务的重要性或关键程度的机会,并将控制水平与该关键程度相匹配。

虽然没有系统是100%的逃避证据,但是组织可以通过计划监督或控制来与购买的过程/产品/服务的重要性相一致,从而提高防止缺陷进入系统的信心水平。考虑整合一个抽样计划,如果有大容量和低零件临界度,或对有低到无拒收历史的高性能供应商,利用跳过批次检验或甚至“码头到库存”系统,以增加更关键项目的检验资源的能力。一些行业不建议减少检查系统,某些行业或政府法规可能不允许减少检查系统,如医疗设备或制药行业。


向供应商提供的资料

此过程的目的是确保组织向供应商提供足够的信息,以确认所定义的要求,以确保所交付或提供的产品、过程或服务符合所述要求。审核员查看采购订单或与供应商的合同,以审查采购订单中包含的内容;零件编号,修订,所提供的任何工艺或服务的描述,预期交货日期,对供应商持有的资质/认证的要求,仅列出一些。

供应商采购订单的信息应包含作为业绩评价和监测一部分的要求和数据要素,如准时交货、采购/处理的数量、包装和文件等特殊要求、变更通知等。此外,还应包括与供应商的产品、过程和服务相关的客户流向下的要求。有一个文档化的过程来识别从接收客户合同或采购订单评审到采购功能的切换,是连接这些活动的一种方法。


总结

本文旨在为具有ISO9001、AS9100等质量管理体系认证的组织提供供应商管理方面的见解和建议。一个关键的结论是,管理供应商不是一个人或一个职能部门的任务。当涉及到选择和评估供应商时,那些从事采购职能的人可以从那些从事质量和运营职能的人的见解中获益。同样,那些采购人员可以提供有价值的信息和与潜在供应商的风险和机会的观点。

建议在程序或工作指令中定义某种类型的过程。提出这一建议的原因有两个:

  1. 有一些文档用于执行活动本身和
  2. 当过程中可能涉及新员工时,要有培训资源。

在管理供应商方面发挥积极作用,不仅能确保组织符合ISO9001等质量管理体系标准,还能确保组织管理与供应商相关的风险。